Office Management
Genial und Einfach!
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Ordnung muss sein
Ja, Ordnung muss sein. Ohne Ordnung ist Chaos. Ohne Ordnung ist alles nichts.
Ordnung ist das halbe Leben. Nur einige haben Ordnung. Wir meinen, natürlich Ordnung in ihrem Leben. Das ist die wichtigste Ordnung. Aber dazu gehört auch Ordnung in Ihren Unterlagen, Briefen, Belegen, Schriftstücken, Dokumenten, Notizen usw. Aber überall in den Büros, in Privathaushalten findet man Unordnung. Warum ist das so? Ist Ordnung überhaupt möglich? Oder ist Ordnung schaffen, zu aufwändig? Ja, Ordnung ist möglich und muss nicht zu aufwändig sein!
Ordnung schaffen ist oft aufwändig
Es stimmt, Ordnung schaffen ist oft zu aufwändig. Alle haben wenig Zeit. Da hält man sich ungern damit auf, Belege und Schriftstücke fein säuberlich in einen Ordner einzuheften, vor allem, wenn es größere Mengen sind. Dann legt man sie lieber auf einen Stapel oder in einen Ablagekorb zum späteren Abheften.
Ordner ist ein schönes Wort
Wenn wir Ordner sagen, was meinen wir damit? Fast jeder hat eine andere Bezeichnung dafür:
Briefordner, Aktenordner, Ablage Ordner, Schriftgut
Ordner, Beleg Ordner, Papier Ordner, Dokumenten-Ordner, CD Ordner, Ringbuch
Ordner, Marken Ordner, wie Leitz-Ordner, Elba-Ordner, Krause Ordner, Bene
Ordner, Regis Ordner, Elo-Ordner und sicherlich noch einige andere, so der
Classei Schnell-Ordner (siehe Abbildung)
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Der Hebelordner
Diese genannten Ordner sind benannt nach Verwendungszweck und Hersteller. Wir sollten einen technischen Begriff für die üblichen Ordner nehmen: Hebelordner. Das ist ein Ordner mit einer Hebelbügelmechanik. Sie erlaubt es, Schriftgut in einer Stapelhöhe bis zu 60 mm in auf Stiften aufgefädelter Ordnung aufzunehmen.
Zeitaufwand einmal mit der Stoppuhr ermitteln
In einen solchen Ordner Schriftstücke abzuheften, ist sehr aufwändig. Das kann man leicht feststellen, wenn man die dazu notwendigen Verrichtungen einmal mit einer Stoppuhr ermittelt. Nach unseren Ermittlungen braucht man dazu im Schnitt bis zu 30 - 40 sek., d.h. in etwa 12 mal so lange wie wenn man die Schriftstücke einfach auf einen Stapel oder in einen Ablagekorb weglegt. Nehmen wir an, dass das Weglegen eines Schriftstücks 3 sek. dauert, dann dauert das Abheften, besser gesagt, Zwischenheften, 36 sec.
Qualität der Ordnung
Sicherlich hat das Abheften auch eine andere Qualität der Ordnung. Das Schriftgut wird in einer kompakten bestimmten Ordnung gehalten, meist in einer alphabetischen Ordnung. Hier kann man leichter ein Schriftstück wieder finden als in einem ungeordneten losen, d.h. ungehefteten, Stapel.
Der Zeitaufwand ist der Hauptgrund für die Unordnung
Aber genau in diesem Zeit aufwändigen Abheften in Hebelordner sehen wir den Hauptgrund für die Unordnung, also der vielen unordentlichen Papierstapel auf dem Schreibtisch, auf allen horizontalen Flächen, in Schubladen, Regalen oder irgendwo. Die Papierstapel sind nichts anderes als ein Stau, der entsteht, wenn zu wenig Zeit zur Verfügung steht, um Ordnung zu bewirken.
Gibt es eine Alternative?
Sie werden fragen, gibt es denn überhaupt eine Alternative? Ja, wir können Ihnen versichern, dass es eine Alternative gibt, um schnell Ordnung zu schaffen. Nicht erst hinterher nach der Bearbeitung (Lesen, besprechen, beantworten), sondern direkt zu Anfang bevor man überhaupt etwas tut, können Sie Ordnung haben..
Eingehende Informationen über die Alternativen
Wie das funktioniert, können wir hier nicht genügend erörtern. Sie haben aber die Möglichkeit, mit einem Mausklick auf die unten stehenden Links und auf die Themen in der Navigationsleiste links, sich eingehend zu informieren.
Der Classei Schnell-Ordner
Das Classei-System
Schriftgutverwaltung
Schnellanleitung
Archiv Infobriefe
Weitere Informationen können Sie hier in verschiedenen Links erhalten.
Möchten Sie Ordnung-muss-sein selbst testen? Dann bieten wir Ihnen einmalig
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lernen. Wenn Sie Fragen zum Classei Ablage-System haben, benutzen Sie bitte unser
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